Demandez à un propriétaire de petite entreprise quelles tâches il déteste le plus, et vous obtiendrez une réponse assurée: la chose qui l'empêche de dormir le dimanche soir, ou ce client qui envoie des courriels à minuit. Demandez-lui quelles tâches lui coûtent réellement le plus de temps, et la réponse est presque toujours différente. Le travail dont on se plaint le plus et le travail le plus rentable à automatiser sont rarement la même chose.

Les cinq tâches ci-dessous sont celles que nous voyons gruger plus de 15 heures par semaine dans une entreprise typique de cinq à vingt personnes. Certaines sont si ennuyeuses que personne n'en remarque le coût. D'autres ressemblent à « une simple partie de la gestion d'une entreprise » jusqu'à ce qu'on en fasse la somme. Si vous cherchez à déterminer quoi automatiser en premier, commencez ici — et lisez jusqu'à la fin, parce que la dernière section est celle où la plupart des gens se trompent vraiment.

1. Réponse et prise en charge des prospects

Si un prospect remplit votre formulaire de contact un vendredi après-midi et reçoit une réponse le lundi à 10 h, vous en avez déjà perdu la majorité. Les recherches sur la vitesse de réponse aux prospects sont constantes et sans appel: répondre en moins de 5 minutes vous rend environ 9 fois plus susceptible de convertir un prospect que répondre en moins d'une heure. La plupart des petites entreprises mesurent leur temps de réponse en heures, pas en minutes.

« Automatiser » cela ne veut pas dire remplacer votre processus de vente par un robot conversationnel. Cela veut dire construire un pipeline discret et sans éclat qui tourne en arrière-plan: la soumission du formulaire déclenche une notification Slack à la bonne personne, envoie au prospect une réponse automatique chaleureuse qui accuse réception de son message et établit les attentes, puis dépose une fiche propre dans votre CRM avec les champs d'admission déjà mappés. La partie humaine — la vraie conversation — a toujours lieu. Elle a simplement lieu avec du contexte, et en quelques minutes plutôt qu'en quelques jours.

Si vous n'automatisez qu'une seule chose ce trimestre et que votre entreprise dépend des prospects entrants, automatisez ceci. Vous sentirez la différence dans votre pipeline avant de la sentir dans le temps économisé. Pour approfondir le volet courriel de la question, consultez notre guide sur l'automatisation des courriels pour petites entreprises.

2. Facturation, paiements et rappels

La facturation est le projet d'automatisation qui se rembourse le plus vite, et c'est aussi celui que la plupart des propriétaires remettent à plus tard parce que le processus actuel « fonctionne à peu près ». Ce n'est pas le cas. Dans une petite entreprise typique, quelqu'un passe de 5 à 10 heures par mois à générer manuellement des factures, à les envoyer par courriel, à courir après les paiements en retard et à rapprocher les sommes reçues.

Chaque élément de ce processus est automatisable avec des outils que vous possédez probablement déjà. Les factures récurrentes partent le premier du mois. Les liens de paiement sont intégrés. Les rappels de retard sont envoyés tous les sept jours sans que personne ait à se sentir mal à l'aise de les envoyer. Le rapprochement se fait dès que les fonds arrivent. Le plan complet se trouve dans notre article sur comment automatiser la facturation et économiser 10 heures par mois — c'est l'article le plus partagé de ce site, et ce n'est pas un hasard.

« L'automatisation ne remplace pas le travail. Elle remplace la partie du travail qui n'aurait jamais dû nécessiter un humain. »

3. Prise de rendez-vous et confirmations

Chaque fil de courriels du genre « est-ce que mardi à 14 h vous convient? En fait, pourrait-on faire mercredi? » coûte environ quinze minutes et une part de votre attention qui ne revient pas. Multipliez cela par dix rencontres par semaine et vous obtenez une demi-journée de pur ping-pong de calendrier, sans compter les absences des clients qui ont oublié parce que personne n'a envoyé de rappel.

La solution ici est d'une simplicité embarrassante, et la plupart des entreprises ne l'ont toujours pas mise en place. Un lien Calendly dans votre signature de courriel, connecté via Zapier ou Make à votre CRM et à votre calendrier, avec des rappels SMS automatiques la veille et le matin même. C'est tout. Quand une rencontre est réservée, les réponses du formulaire d'admission atterrissent dans l'événement du calendrier, le CRM est mis à jour, et si le client doit reporter, il le fait lui-même sans envoyer de courriel à personne.

L'effet de second ordre que la plupart des gens ratent: votre taux d'absence chute. Les rappels automatisés sont l'intervention la plus efficace contre les rendez-vous manqués, et pour les entreprises de services, c'est du revenu réel, pas seulement du temps économisé.

À contre-courant

La tâche dont votre équipe se plaint le plus fort n'est généralement pas votre automatisation la plus rentable. Les plaintes reflètent le coût émotionnel, pas le coût en temps. Avant d'automatiser ce qui agace tout le monde, faites le calcul — vous trouverez presque toujours un flux de travail plus discret et plus ennuyeux qui saigne deux fois plus d'heures.

4. Saisie de données entre les outils

C'est le tueur silencieux. Quelqu'un dans votre équipe copie une fiche de votre CRM vers votre outil de gestion de projet, puis vers un tableur, puis vers votre logiciel comptable. Trente fois par jour. Personne ne le signale parce que ça ne prend « qu'une minute ». Une minute, trente fois par jour, cinq jours par semaine, c'est 12,5 heures par mois — plus qu'une journée complète de travail, chaque mois, pour toujours.

Pour repérer ce phénomène dans votre propre entreprise: demandez à votre équipe à quoi ressemble la disposition de leurs onglets de navigateur. Si la réponse implique d'avoir la même fiche ouverte dans trois outils différents, c'est ça, l'automatisation à faire. Une construction d'une heure dans Zapier ou Make suffit généralement à l'éliminer. Le déclencheur est une fiche nouvelle ou mise à jour dans l'outil source, l'action est une création ou une mise à jour dans les outils de destination, et le mappage des champs est une décision prise une seule fois qui s'exécute ensuite pour toujours.

Il n'y a aucune gloire dans cette automatisation. Personne ne vous en remerciera. Mais six mois plus tard, vous remarquerez que l'équipe n'a pas touché à un flux de copier-coller depuis des mois, et que les données de vos systèmes concordent enfin entre elles pour la première fois.

Vous ne savez pas laquelle de ces cinq tâches vous draine le plus?

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5. Rapports internes et mises à jour récurrentes

Quelque part dans votre entreprise, il y a une personne dont le lundi matin commence par extraire des chiffres de trois systèmes différents vers un tableur, le mettre en forme et l'envoyer par courriel à l'équipe de direction. C'est la taxe du tableur du lundi matin, et elle est payée chaque semaine par la personne de votre équipe dont le temps est probablement le plus coûteux.

Les rapports peuvent s'assembler tout seuls. Les systèmes sources ont des API. La mise en page est la même d'une semaine à l'autre. Un flux de travail planifié peut extraire les données, les présenter sous forme de rapport et le déposer dans la bonne boîte de réception ou le bon canal Slack à 8 h chaque lundi — sans que personne ne touche à rien. La première fois que cela s'exécute tout seul est franchement l'un des moments les plus satisfaisants d'un projet d'automatisation, tellement le coût était devenu invisible.

Si la logique du rapport est trop complexe ou demande trop de jugement pour un outil sans code, c'est généralement le signal qu'il faut envisager une solution sur mesure. Mais 80 % des rapports récurrents tiennent dans un flux de travail sans code.

Ce qu'il ne faut PAS automatiser en premier

C'est la section qui ne figure pas dans la plupart des listes, et c'est celle qui compte vraiment. Tout ce qui semble automatisable ne vaut pas encore la peine d'être automatisé. Les projets qui brûlent le budget et tuent l'appétit d'une équipe pour l'automatisation future tombent généralement dans ces catégories:

Les flux de travail fortement basés sur le jugement. Si la tâche exige que votre équipe réfléchisse — « ce courriel mérite-t-il un remboursement? », « ce prospect est-il vraiment qualifié? » — l'automatisation empirera les choses au lieu de les améliorer. Soit le processus doit être réécrit jusqu'à reposer sur des règles, soit il doit rester humain. N'essayez pas d'automatiser le jugement.

Les tâches à faible volume. Une tâche agaçante qui survient deux fois par mois n'est pas une candidate à l'automatisation, peu importe à quel point vous la détestez. Si la version manuelle prend dix minutes et que la version automatisée prend six heures à construire et une heure de plus par année à entretenir, le calcul ne tient pas. Réglez-la avec une liste de vérification, pas avec du code.

Tout ce qui a encore besoin d'un nettoyage de processus. Automatiser un processus défaillant lui permet simplement d'échouer plus vite. Si votre intégration actuelle compte cinq versions différentes selon qui la pilote, ne l'automatisez pas — choisissez d'abord une seule version. L'automatisation amplifie tout ce vers quoi vous la pointez, y compris le désordre.

Tout ce qui est en réalité un problème de communication. Certaines « tâches répétitives » n'existent que parce que deux personnes ne se parlent pas. Ajouter un logiciel par-dessus ne règle rien. Une conversation de 15 minutes, oui.

Par où continuer

Si vous avez reconnu trois ou plus des cinq tâches ci-dessus dans votre propre semaine, vous êtes assis sur plus de 15 heures par semaine de temps récupérable. Choisissez-en une. Faites-la fonctionner. Utilisez-la pendant deux semaines avant d'entamer la suivante. C'est tout le plan de match.

Pour une vue d'ensemble de la façon de penser l'automatisation dans votre entreprise — cadres pour choisir les flux de travail, construire ou acheter, pièges courants — lisez notre guide complet: L'automatisation d'affaires pour les petites entreprises. Et si vous préférez simplement que quelqu'un qui en a construit des centaines examine votre entreprise et vous dise par où commencer, écrivez-nous ou réservez un appel découverte gratuit. Pas d'argumentaire, pas de pression.