L'audit d'automatisation PME

Trouvez les heures que votre entreprise perd en travail manuel. Cochez chaque case qui décrit votre entreprise aujourd'hui — chacune correspond à une tâche qui peut s'exécuter toute seule.

Comment l'utiliser: Parcourez chaque section avec la personne qui fait le travail. Cochez la case si la tâche est faite manuellement aujourd'hui. Notez les heures par semaine à côté de chacune. À la fin, additionnez le tout — c'est votre potentiel d'automatisation.

01 Courriels et relances

Le gruge-temps silencieux — la plupart des entreprises y trouvent 4 à 6 heures.

	Nous faisons manuellement…	Coût typique
	L'envoi de courriels de confirmation après un achat, une réservation ou une demande	1-2 h/sem
	La rédaction de courriels de bienvenue pour chaque nouveau client	1 h/sem
	La relance des soumissions et des propositions (ou nous oublions de le faire)	1-2 h/sem
	L'avis aux membres de l'équipe quand quelque chose requiert leur attention	1 h/sem
	La réponse aux 5 mêmes questions, encore et encore, par courriel	1-3 h/sem

02 Facturation et paiements

Là où l'automatisation se rentabilise le plus vite — littéralement.

	Nous faisons manuellement…	Coût typique
	La création des factures une à la fois à partir du travail terminé	1-2 h/sem
	La chasse aux paiements en retard avec des courriels de rappel embarrassants	1-2 h/sem
	Le rapprochement des paiements et des factures à la main	1 h/sem
	Le suivi de qui a payé et qui n'a pas payé dans un tableur	30 min/sem
	L'attente de plus de 30 jours en moyenne pour être payés	trésorerie

03 Planification et rendez-vous

Chaque aller-retour par courriel est une occasion pour le prospect de se refroidir.

	Nous faisons manuellement…	Coût typique
	Les allers-retours par courriel pour trouver une heure de rencontre	1-2 h/sem
	L'envoi de rappels de rendez-vous (ou nous subissons les absences)	30 min/sem
	La gestion des reports et des annulations à la main	30 min/sem
	La copie des réservations dans le calendrier depuis un autre système	30 min/sem

04 Saisie de données et rapports

Si quelqu'un copie des données d'un outil à un autre, cochez la case.

	Nous faisons manuellement…	Coût typique
	Le copier-coller d'information entre deux outils ou plus	2-4 h/sem
	Le montage de rapports hebdomadaires ou mensuels dans des tableurs	1-3 h/sem
	La mise à jour de l'inventaire, des listes de prix ou des catalogues à la main	1-2 h/sem
	La saisie des prospects des formulaires Web dans un CRM ou un tableur	1 h/sem
	Ne pas vraiment connaître nos chiffres tant que personne ne les compile	visibilité

05 Intégration des clients

Des premières impressions, faites à la main, sous pression.

	Nous faisons manuellement…	Coût typique
	L'envoi des contrats et la chasse aux signatures	30 min/client
	La création des dossiers, des comptes et des accès pour chaque nouveau client	30 min/client
	L'envoi de la même information de démarrage à chaque nouveau client	30 min/client
	La collecte des mêmes informations d'accueil par courriel, à répétition	30 min/client

06 Opérations internes

Le travail invisible qui ne figure jamais sur une liste de tâches.

	Nous faisons manuellement…	Coût typique
	L'assignation et le suivi des tâches récurrentes (et des choses nous échappent)	1 h/sem
	La publication des mêmes mises à jour à plusieurs endroits (clavardage, courriel, documents)	30 min/sem
	La sauvegarde de fichiers ou l'exportation de données selon un horaire dont quelqu'un doit se souvenir	30 min/sem
	La ressaisie d'information dans les outils de paie, de comptabilité ou de RH	1 h/sem

Votre pointage

Comptez vos cases cochées et additionnez la colonne des heures.

0–8 casesNavire bien mené. Automatisez vos 2-3 éléments les plus lourds et vous devancez 90 % des PME.

9–17 casesTypique — et coûteux. Vous perdez probablement 10-15 h/semaine. Priorisez d'abord les sections 01-02.

18–27 casesVotre équipe fait un travail de robot. 15-20 h et plus récupérables par semaine. Commencez par la section qui fait le plus mal.

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